Instrukcja uzyskania statusu obywatelskiej społeczności energetycznej przez istniejące stowarzyszenie rejestrowe, spółdzielnię, spółdzielnię mieszkaniową, wspólnotę mieszkaniową
Autor: Bartłomiej Kupiec, prawnik i analityk polityki publicznej
Stan Prawny: Luty 2025 roku
I. Etap przygotowawczy
1. Identyfikacja oczekiwań członków stowarzyszenia rejestrowego/spółdzielni/spółdzielni mieszkaniowej/wspólnoty mieszkaniowej
2. Przygotowanie harmonogramu działań.
3. Dokonanie analizy statutu oraz indywidualnych warunków założenia i funkcjonowania obywatelskiej społeczności energetycznej oraz analizy ekonomicznej i technicznej:
- Wykonanie prognozy rocznego zapotrzebowania energetycznego. Co powinna zawierać prognoza: analiza historycznego zużycia energii, uwzględniająca sezonowe wahania i ewentualne zmiany w strukturze zużycia, czynniki wpływające na przyszłe zapotrzebowanie (np. modernizacja, planowane działania na rzecz poprawy efektywności energetycznej), trendy cenowe, szacunkowe zmiany wytwarzania (jeżeli takie występuje) i zapotrzebowania na energię elektryczną
- Analiza dokumentów wewnętrznych (postanowienia statutów, uchwał regulaminów, pod względem zgodności z przepisami, między innymi: ustawy Prawo energetyczne, ustawy Prawo spółdzielcze, Prawo o stowarzyszeniach, ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych)
- Zebranie i ustalenie danych punktów poboru energii (PPE) członków – punkt poboru energii to punkt pomiarowy w instalacji lub sieci, dla którego dokonuje się rozliczeń, oraz dla którego może nastąpić zmiana sprzedawcy. Numer PPE można znaleźć m.in. na fakturach za energię elektryczną czy umowach.
- OPCJONALNIE: Identyfikacja poziomu termomodernizacji obiektów, identyfikacja działań już przeprowadzonych w zakresie termomodernizacji; weryfikacja budynków pod kątem ich dalszej przydatności do eksploatacji ze względu na zapotrzebowanie energii
- OPCJONALNIE: Jeżeli obywatelska społeczność energetyczna zamierza wykorzystywać jednostki wytwórcze OZE to należy:
a.zbadać: możliwości techniczne zamontowania instalacji OZE (przeprowadzenie analizy dostępności dachów lub gruntów), dokumentację przeciwpożarową, prawo miejscowe dotyczące lokalizowania instalacji OZE na terenie danej gminy
b. Zidentyfikować wolne moce przyłączeniowe (publikowane przez OSD/PSE)
c. Stworzyć bilans energetyczny OSE (profil pracy istniejących lub projektowanych źródeł OZE vs. profil zużycia energii elektrycznej przez członków)
- Przygotowanie raportu potwierdzającego spełnienie uwarunkowań prawnych oraz technicznych; wskazanie ewentualnych barier oraz rekomendacji ich rozwiązania.
3. Przygotowanie prezentacji na spotkanie organizacyjne obywatelskiej społeczności energetycznej z opisem, czym OSE ma się zajmować (np. realizowanie przedsięwzięć służących poprawie efektywności energetycznej, w tym efektywności elektrycznej – np. wymiana oświetlenia, sprzętu AGD)
Szacowany czas realizacji etapu przygotowawczego wynosi do 2-3 miesięcy miesięcy. Działania mogą być opracowane i wykonane samodzielnie przez zakładającego obywatelską społeczność energetyczną lub zlecone zewnętrznej firmie doradczej.
II. Spotkanie organizacyjne
1. Przedstawienie konkluzji etapu przygotowawczego oraz korzyści z założenia obywatelskiej społeczności energetycznej np. w formie prezentacji PowerPoint przed zarządem (lub właścicielami w przypadku małej wspólnoty mieszkaniowej czy stowarzyszenia rejestrowego)
2. Ustalenie daty walnego zgromadzenia członków lub zebrania wspólnoty/spółdzielni mieszkaniowej, na którym zapadną uchwały niezbędne do uzyskania statusu obywatelskiej społeczności energetycznej.
III. Przygotowanie dokumentacji
- Przygotowanie projektu uchwały o woli członków na uzyskanie przez spółdzielnię mieszkaniową, spółdzielnię, stowarzyszenie rejestrowe, wspólnoty mieszkaniowej statusu obywatelskiej społeczności energetycznej
- Przygotowanie projektu uchwały o zmianie statutu oraz projektu zmian w statucie
- Projektowane zmiany w statucie muszą być zgodne z treścią ustawy Prawo Energetyczne, w celu uzyskania statusu obywatelskiej społeczności energetycznej
Najważniejsze postanowienia w treści projektu zmian statutu:
- określenie, że dany podmiot jest obywatelską społecznością energetyczną w rozumieniu ustawy Prawo Energetyczne
- określenie , że obszar prowadzenia działalności OSE prowadzony jest w ramach sieci dystrybucyjnej elektroenergetycznej o napięciu znamionowym nie wyższym niż 110 kV
- określenie, że obszar działania obywatelskiej społeczności energetycznej ustala się na podstawie miejsc przyłączenia instalacji należących do członków
- określenie, że działalność prowadzona jest wyłącznie na terenie jednego operatora sieci dystrybucyjnej (podać nazwę operatora, np.: Tauron Dystrybucja, PGE Dystrybucja, PGE Energetyka Kolejowa)
- określenie, że celem działalności OSE będzie osiąganie korzyści środowiskowych, ekonomicznych lub społecznych dla członków lub obszarów, na których będą działać
- wskazanie, że celem jest zwalczanie każdej formy ubóstwa energetycznego na obszarze działalności
- określenie działalności gospodarczej na rynku energii elektrycznej (kody PKD:
1) Wytwarzanie energii elektrycznej – 35.11.Z
2) Handel energią elektryczną – 35.14.Z
3) Dystrybucja energii elektrycznej – 35.13.Z
4) Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne – 74.90.Z
- uregulowanie zasad i odpowiedzialności wykorzystania instalacji OZE (jeżeli jest zamiar, aby takowe były wykorzystywane przez daną obywatelską społeczność energetyczną)
- wskazanie, że członek obywatelskiej społeczności energetycznej zachowuje prawa i obowiązki wynikające z jego statusu, jako odbiorcy końcowego lub odbiorcy aktywnego, w tym odbiorcy energii elektrycznej w gospodarstwie domowym
- określenie, że uprawnienia decyzyjne i kontrolne przysługują członkom, udziałowcom lub wspólnikom będącym wyłącznie osobami fizycznymi, jednostkami samorządu terytorialnego, mikroprzedsiębiorcami (np. jednoosobowa działalność gospodarczą; przedsiębiorca nie może zatrudniać więcej niż 10 pracowników, a jego roczny obrót netto nie może przekraczać 2 milionów euro) lub małymi przedsiębiorcami (przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 50 osób, i którego obrót roczny netto nie przekracza 10 mln EUR), dla których działalność gospodarczą w sektorze energetycznym nie stanowi przedmiotu podstawowej działalności gospodarczej
- Jeżeli obywatelska społeczność energetyczna prowadzi działalność wyłącznie w zakresie odnawialnych źródeł energii, należy dodać postanowienie, wedle którego uprawnienia decyzyjne i kontrolne przysługują członkom, posiadającym miejsce zamieszkania lub siedzibę na terenie działania tego samego operatora systemu dystrybucyjnego elektroenergetycznego.
- w przypadku gdy przedmiotem działalności jest wytwarzanie energii elektrycznej przez będące własnością tej społeczności jednostki wytwórcze, należy określić sposób prowadzenia rozliczeń oraz jej podział między jej członków.
IV. Zmiana statutu (procedura)
A.W przypadku stowarzyszenia rejestrowego, spółdzielni mieszkaniowej, spółdzielni
– o tym jak można zmienić statut decydują postanowienia danego statutu. Jeśli statut wymaga naniesienia bardzo wielu poprawek, zarówno dotyczących treści, jak i zmian porządkowych (numeracja, kolejność paragrafów), to bardziej optymalnie jest zmienić cały statut.
– statut należy zmienić drogą uchwały w procedurze określonej w statucie
– każdą zmianę statutu należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego (art. 11 ust. 2) w ciągu 7 dni od daty podjęcia uchwały o zmianie statutu. Zmiana statutu nie wywołuje skutków prawnych przed jej wpisaniem do Krajowego Rejestru Sądowego.
Opłata za wprowadzenie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym:
1. Stowarzyszenie rejestrowe (np. organizacja ekologiczna, grupa prosumentów, działająca jako stowarzyszenie zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, Lokalna Grupa Działania) :
-Zgodnie z art. 17. ust.3 ustawy Prawo o Stowarzyszeniach, postępowanie w sprawach o wpis lub zmianę wpisu stowarzyszenia oraz terenowej jednostki organizacyjnej do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego jest wolne od opłat sądowych. Wpisy do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego nie podlegają obowiązkowi ogłaszania w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
– Stowarzyszenie prowadzące działalność gospodarczą ponosi opłatę 250 złotych za dokonanie zmian w rejestrze przedsiębiorców (art. 49. ust.2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym)
– Opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosi 100 złotych
2. Spółdzielnia (np. spółdzielnia socjalna, spółdzielnia rolników)
– Należy uiszczać:
a.opłatę w kwocie 250 złotych od wniosku o dokonanie zmiany wpisu w rejestrze przedsiębiorców;
b.opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym wynosząca 100 złotych
– Spółdzielnia socjalna nie uiszcza opłaty od wniosków o zmiany wpisu oraz nie uiszcza opłaty za ogłoszenie tych wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Podjęte uchwały w sprawie zmiany statutu, zmieniony statut oraz protokół z walnego zgromadzenia członków, na którym dokonano zmian składa się przez Portal Rejestru Sądowych( https://prs.ms.gov.pl)
B. W przypadku wspólnoty mieszkaniowej:
– Uchwała o uzyskaniu statusu obywatelskiej społeczności energetycznej lub o zmianie statutu wspólnoty mieszkaniowej (jeżeli takowy istnieje) powinna zostać podjęta na zebraniu wspólnoty,
-Zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest zwoływane i odbywa się zgodnie z warunkami formalnymi określonymi w ustawie o własności lokali. O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.
– Uchwała we wspólnocie mieszkaniowej jest podjęta, kiedy uzyska większość głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów
– Jeżeli wspólnota mieszkaniowa jako obywatelska społeczność energetyczna zamierza w zamontować instalację OZE (np. na dachu, na balkonach) należy uzyskać zgodę właścicieli lokali. Wynika to z art. 22 ust. 3 pkt 4 ustawy o własności lokali (zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu).
-Jeżeli uchwałę wspólnoty mieszkaniowej podjęto w drodze indywidualnego zbierania głosów właścicieli lokali przez zarząd lub w sposób mieszany (częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego zbierania głosów) to zgodnie art. 23 ust. 3 ustawy o własności lokali, o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony.
V. Złożenie wniosku do Urzędu Regulacji Energetyki
-Wniosek o wpis do rejestru należy złożyć na formularzu , którego wzór dostępny jest na stronie internetowej Urzędu Regulacji Energetyki. Złożenie wniosku jest bezpłatne.
-We wniosku należy wskazać:
1) nazwę wraz z oznaczeniem formy prawnej obywatelskiej społeczności energetycznej;
2) miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, adres siedziby obywatelskiej społeczności energetycznej;
3) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub numer identyfikacji podatkowej (NIP);
4) określenie:
a) obszaru i przedmiotu prowadzonej działalności,
b) liczby członków obywatelskiej społeczności energetycznej,
c) operatora systemu dystrybucyjnego elektroenergetycznego na terenie którego funcjonuje obywatelska społeczność energetyczna
d) prognozę rocznego zapotrzebowania na poszczególne rodzaje energii będące przedmiotem działalności obywatelskiej społeczności energetycznej,
e) liczby, rodzajów i lokalizacji instalacji odnawialnego źródła energii, w przypadku ich posiadania, oraz mocy zainstalowanej elektrycznej tych instalacji;
5) podpis wnioskodawcy lub osoby upoważnionej do reprezentacji wnioskodawcy (należy umieścić w wyznaczonym miejscu we formularzu)
Do wniosku o wpis, dołącza się:
1) statut lub umowę obywatelskiej społeczności energetycznej;
2) oświadczenie o kompletności i zgodności z prawdą danych zawartych we wniosku o następującej treści: “Świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia wynikającej z art. 233 § 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny oświadczam, że dane zawarte we wniosku o wpis do wykazu obywatelskich społeczności energetycznych są kompletne i zgodne z prawdą.”; (oświadczenie to jest składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń);
3) oświadczenie, że obywatelska społeczność energetyczna będzie prowadzić działalność wyłącznie w zakresie odnawialnych źródeł energii (należy złożyć jeżeli takie postanowienie znalazło się w statucie)
-Wniosek o wpis do wykazu obywatelskich społeczności energetycznych może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.
-Forma papierowa: Wniosek należy podpisać podpisem własnoręcznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania spółdzielni mieszkaniowej/wspólnoty mieszkaniowej/stowarzyszenia rejestrowego i złożyć osobiście lub przesłać pocztą do Departamentu Rozwoju Rynków i Spraw Konsumenckich w Urzędzie Regulacji Energetyki, ul. Towarowa 25a, 00-869 Warszawa.
UWAGA: W przypadku podpisania wniosku przez pełnomocnika należy do niego dołączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego poświadczoną notarialnie kopię wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej od jego udzielenia. Uwierzytelnić odpis udzielonego pełnomocnictwa może także występujący w sprawie adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy oraz doradca podatkowy.
-Forma elektroniczna: Wniosek w formie elektronicznej można podpisać: kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis spełniający wymogi eIDAS, wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania), podpisem zaufanym (bezpłatny podpis dostępny w systemie ePUAP, potwierdzający tożsamość użytkownika) lub podpisem osobistym (podpis zapisany w warstwie elektronicznej e-dowodu osobistego, wymagający odpowiedniego czytnika i oprogramowania) i złożyć za pośrednictwem platformy ePUAP: /URE/SkrytkaESP.
-Prezes URE weryfikuje: wniosek o wpis oraz statut obywatelskiej społeczności energetycznej
-Prezes URE dokonuje wpisu do wykazu obywatelskich społeczności energetycznych w terminie 14 dni od dnia wpływu kompletnego wniosku o wpis.
-Gdy wniosek nie zawiera właściwych danych lub do wniosku nie dołączono właściwych dokumentów, Prezes URE wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Brak uzupełnienia spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.
– Niezwłocznie po dokonaniu wpisu Prezes URE wydaje zaświadczenie o wpisie obywatelskiej społeczności energetycznej do wykazu obywatelskich społeczności energetycznych. Zaświadczenie jest przesłane adres podany przez wnioskodawcę w formularzu.
VI. Rozpoczęcie działalności
Spółdzielnia mieszkaniowa, wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia, stowarzyszenie rejestrowe, lokalna grupa działania, może rozpocząć działalność jako obywatelska społeczność energetyczna po uzyskaniu wpisu do wykazu obywatelskich społeczności energetycznych
Koszty
-Koszty uzyskania statusu obywatelskiej społeczności energetycznej mogą być niższe (zwłaszcza jeżeli podmiot nie chce natychmiast przeprowadzić inwestycji w instalację OZE), jeśli społeczność zdecyduje się samodzielnie przeprowadzić niektóre działania, takie jak: obsługa administracyjno-organizacyjna, opracowanie bilansu energetycznego czy wprowadzenie zmian w statucie. Należy jednak pamiętać, że jeżeli dany podmiot nie posiada odpowiednich zasobów, wiedzy ani doświadczenia w tych obszarach, warto skorzystać z profesjonalnych usług prawnych i technicznych. W niektórych przypadkach brak fachowego wsparcia może prowadzić do błędów formalnych, które mogą utrudnić lub opóźnić proces uzyskania statusu obywatelskiej społeczności energetycznej oraz jej dalsze funkcjonowanie.
-Obywatelską społeczność energetyczną obowiązują powszechne zasady podatkowe. W sprawach szczególnych jakie mogą pojawić się z uwagi na specyfikę działalności członków lub samej społeczności należy zwracać się o interpretację do właściwych organów podatkowych.
-Obywatelska społeczność energetyczna prowadzi pełną rachunkowość, zgodnie z ustawą o rachunkowości.
WAŻNE: formalny proces rejestracji obywatelskiej społeczności energetycznej w wykazie Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki, nie wymaga powiadomienia operatora sieci dystrybucyjnej
Projekt realizowany w ramach Inwestycji G1.1.4 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności: Wsparcie dla instytucji wdrażających reformy i inwestycje w ramach REPowerEU
